Inventory ügyek - különösen a közigazgatási iratok
Előkészítése és végrehajtása készletek ügyek
Előkészítése és végrehajtása leltár esetekben - ez az utolsó szakasza a készítmény a esetekben az ezt követő tárolás. Leírás az ügy kell kitölteni a nyilvántartás vezetésére és nem vizsgált értékeket. Összeállított jegyzék külön-külön a tartós tárolás esetén, az ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet. Leltár ügyek - egy archív könyvtárat tartalmazó rendszerezett listája tárolóegységek (esetek) a számviteli és közzétételi tartalom. Külön lista normál esetben önálló számozása. Így, mivel a feljegyzések és levéltári útmutató tartalmának esetben leltári nyilvántartások és biztosítja a gyors visszakeresését dokumentumokat. Leltár esetekben - ez az egyik funkciója dokumentumkezelő szolgáltatás alkalmazottak. Összeállított jegyzék évente az egyes szerkezeti egység. Elmondása szerint a dokumentumokat át a levéltár a szervezet. A készletek az ügyben a strukturális osztások ennek alapján az éves leltár szerinti esetekben az összefoglaló a szervezet, amely előkészíti a fájl átadása ügyek állandó állapotot őrizetbe. Egy kis szervezet egy kis készített dokumentum az általános leltárt üzleti keletkezett az év során tevékenységét. A jegyzéket kell készíteni három példányban, és egy évvel elkészülte után az esetek eljárásban úgy tűnik, hogy az archívum a szervezet.
Leltár esetben szerkezeti egységek készítik előírt formában alapvető szabályokat a munka levéltári szervezetek. Ez magában foglalja az alábbiakat írják esetekben:
a sorozatszámot a tok (térfogatrész) a jegyzék;
business index (térfogatrész);
üzleti cím (térfogatrész), teljes mértékben összhangban áll a címét az fedelet az ügy;
üzleti dátum (térfogatrész);
eltarthatóságát az ügy.
Ezen túlmenően, az alak a nyilvántartás tartalmazza az oszlop „Megjegyzések”.
Egy űrlap összeállította az ügy a tartós tárolása, az ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet. Azonban a leltárt állandó tároló nem tartozik bele a „Élettartam”.
a következő szabályokat kell szigorúan betartani előkészítése során a leltár:
főcímek esetek bekerülnek a leltár szerint a rendszer a rendszerezés alapján a nómenklatúra ügyek;
minden esetben szerepel a jegyzékben egy külön sorozatszámot. Ha az ügy áll több kötetek alatt egy független szám bekerül a leltár egyes kötetek;
számozása esetekben a leltár - bruttó több éven át. Leltári szám szerkezeti egység van hozzárendelve egyetértésben a Szervezet irattárában;
leltárt kell kitölteni szigorú összhangban az információkat, amelyek elé a burkolatát;
ha bevezetjük a leltár esetben ugyanazzal a címmel írt teljesen csak a címe az első eset, az összes többi jelölt az „ugyanaz.” Azonban minden más információ az ügyek a leltárt kell teljesítette. Teljesen írt azonos című ha elkezd egy új lapot a leltár;
Az oszlop „Notes” ikonnak a felvételi ügyekben, különösen a fizikai állapot, hogy át esetekben más szerkezeti egységek, hivatkozva a törvény, és így tovább. n.
Végén a leltár tele van az utolsó bejegyzés Coto raj meghatározott (számokkal és szavakkal) az esetek száma, az első és az utolsó szám az esetek a leltár, valamint a fix jellemzői a számozás az esetek leltár: a jelenléte a betűkkel és a nem fogadott számokat.
Ebben a listában tett
(Számokkal és betűkkel)
Inventory szerkezeti egység ügyek alá kell írnia a fordító, hogy egyetért a feje szolgáltatás dokumentum menedzsment és jóváhagyta a fejét a szerkezeti egységet. Ha van egy részlege a szakértői bizottság jegyzékben kell lenniük vele. Alapján készletek szerkezeti egységek készítik el éves összevont leltár részén Affairs szervezet. Elkészítése az éves szakasz végezzük az archívumban a szervezet. Az éves részlege szintén külön-külön a tartós tárolás esetén, ideiglenes üzleti (10 év alatt) tárolási és személyzeti ügyek az előírt formában. Éves leltár horderejű ügyek állandó tárolás készül 4 példányban. Ő felülvizsgálata alá a CEA (EC) szervezet. Ha jóváhagyják a végén a szakasz helyezzük lepecsételt „elfogadott” a percek száma a találkozó az EK és az időpontot, amikor úgy ítélték meg. Aztán utalt az EPA levéltári intézmény jóváhagyása után az EPA által jóváhagyott a szervezet vezetőjének. Az első példányt a vezérlés átadódik az Állami Levéltár, a többi marad a szervezetben.
A teljes leltár megfelelő végrehajtását. Design elemek vannak a címlapon, bevezetése, információs rendszer, amely magában foglalja a tartalomjegyzék, indexek és a rövidítések jegyzékét.
A fedlap kell tartalmaznia:
Időpontot esetek szerepelnek a listán (Függelék 29).
Ezen túlmenően, az első oldalon ez hagy írni a teljes nevét állami levéltár, amely abban az esetben a szervezet.
Előszó információkat tartalmaz a fő tevékenységek és szervezeti struktúrájának közötti időszak leltárt az ügyet; egy rövid leírást a tartalmát és teljességét a dokumentumok szerepelnek az időt esetekben. Ez jelzi a jelenlétét ügyek túl a kronológiai keret Ez jelentette a legjellemzőbb csoportjainak esetben a fajták dokumentumok és azok tartalmát; kiemeli a jellemzői a formáció, a leírás és a rendszerezés fejléc ügyek; jelenlétét jelzi egy referencia eszközt a listán, az alapelvek az elkészítését és az eljárás. Előszó által aláírt kezdeményező és vezetője az archívumban, vagy a felelős személy archívum a szervezet, jelezve a készítés dátumát az előszó.
Ha a leltár talált rövidített szó, beleértve a rövidítések ábécé sorrendben.
MSU - Moszkvai Állami Egyetem, Orosz Állami Humanitárius Egyetem - Magyar Állami Egyetem humán
A rövidítések listája sokkal könnyebb dolgozni egy listát, hogy van. Hogy. Amely egy egyedi értéket találkozott mozaikszavak. A standard rövidítéseket, mint például m, h, Ltd. a lista nem tartalmazza.
Pointerek - ez a lista bizonyos fogalmak, amelyek megtalálhatók a leltár a szöveg, jelezve a számok a lapokat, amelyeken azok találhatók. Pointerek lehetnek nevek, hely, tárgy, attól függően, hogy a fogalmak, amelyek fontosak, hogy gyorsan megtalálja a leltár.