Segítség kialakítása és tanúsítása dokumentumok másolatait

REGISZTRÁCIÓ ÉS TANÚSÍTVÁNY dokumentumok másolatait

A dokumentum másolata - egy dokumentum, amely teljes mértékben átveszi az információt az eredeti dokumentum és annak minden megnyilvánulási formái, vagy azok egy részét.

Egy példányát, amelyet eltávolítottak a dokumentum reprodukálni a részleteket a dokumentum. Ki kell dolgoznia egy példányt fejléces vagy egy szabványos papírlap reprodukciója teljes szövegét az eredeti formában. Dátum, regisztrációs kód helyett a (média) meghatározott példányt meg kell felelnie az eredeti, nem számít, hogy hol, mikor és kinek készül másolni.

A jellemző a másolat, amely nem tartalmazza a személyes aláírás aláíró személy a szkript (a név a posztjáról, és teljes nevét, amikor azt veszi át teljes egészében). Ebben a tekintetben a dokumentum másolatát, a legtöbb esetben alá kell vetni a bizonyosság.

Betartása másolatai az eredeti dokumentum összeállított segítségével kellékek „védjegy hiteles másolatok”, amely alatt található a kellékeket „aláírás” és az alábbi elemekből áll: a „true”, ami meg van írva nagybetűvel, a feladat címét, valamint a személyes aláírása, aki hitelesített másolata, dekódolni aláírás és a dátum.

Vezérkari Signature A.N.Evseenko

A „másolat” ( „másolatát”), hogy a megbízhatósági szintet nem indokolt, mivel a „helyes” van értelme, amely jellemzi a kópiaszám a dokumentumot.

A szervezet példányainak hitelesítését csak azokat a dokumentumokat, amelyek létre a szervezetben. Eltávolítása másolatokat harmadik féltől származó dokumentumok a fent említett intézmények engedélyével. Engedélye nélkül harmadik fél nem készíthet másolatot a dokumentumok kezelése a állampolgárainak fogadását dolgozni, megerősítését eltöltött megalakult a személyes fájlok alkalmazottak (diplomák, oktatási bizonyítványok, munkaügyi nyilvántartások, stb ..).

Az egyik leggyakoribb típusú példányban - amelynek egy példánya automatikusan kapunk, ha egy dokumentum nyomtatása a nyomtató használata vagy írógép (második, harmadik, stb példányban). Ezek az úgynevezett szorzatát példányok. Az első példányt (általában nyomtatott formában), azonosítás után (aláírás, regisztráció, ha szükséges - és a jóváhagyó bélyegzés) válik egy script, és a fennmaradó másolatai az eredeti - példányban.

Ugyanakkor a fejlesztési dokumentációt vezetett széles differenciálódása a „másolat”, és ezért a tervezés különböző másolási megvannak a maga sajátosságai.

Először is, a másolatok szét kivonatot, és hagyja.

Nyilatkozat - egy példányt a dokumentum, például: kivonat a sorrendben, kivonat a perc. Elterjedt gyakorlat előállítására kivonatok megrendelések személyzet kell venni a személyes fájlok az alkalmazottak.

Példák a megbízások feldolgozása kivonatok és protokoll mellékletben felsorolt ​​1. és 2., a ez az anyag.

Kimutatások készülnek általános formája, amely lehetővé teszi, hogy időt takaríthat meg a lejátszási részletek üres dokumentumot. A kivonat a perc, rendelkezések, instrukciók és egyéb hivatalos okmányok, ki a fejléces a teljes, annak jelzése, hogy milyen másolat (a „nyilatkozat”) szerepel a neve a dokumentum típusát.

„Kivonat perc”, „Kivonat a rend”.

Kivonat különbözik más típusú példányok úgy, hogy nem játszik a teljes szöveg a dokumentum, annak részeként. Például, ha a sorrendben a szöveg négy elem a nyilatkozat szövege tartalmazhat egy, kettő vagy három pontot. A számozás a bekezdések a nyilatkozat megfelel a számozás az eredeti példány. Ugyanezen preambulumbekezdésben a nyilatkozatban, mint általában, teljes terjedelemben közli az.

Által hitelesített nyilatkozatot a szabályok bizonyosságot adó normál példányban.

A jel megbízhatósági nyomatni hagyja kimenő dokumentumok, a dátum a bizonyosság, helyzete és értelmezése dolgozói aláírást hitelesíti a másolatot hagyjuk, hogy ne adja meg.

Az új technika dokumentumok sokszorosítása vezetett a megjelenése másolatok automatikusan a forgatókönyvet, és ez azonos azzal.

Automatikus (fax) fakszimile másolatokat eredeti definíció szerint abban az esetben, ha a reprodukció során mechanikusan reprodukálni teljes egészében, beleértve az aláírás kép (fax). Ezek közé tartozik a dokumentumok elő egy fénymásoló és fax.

A dokumentum másolatát megkettőzése révén kapott az eredeti eszköz az ofszet nyomtatás tartalmazó hasonmás aláírással és forgalmazásra szánt vagy belső használatra, mint általában, nem igényelnek további hitelesítést. Azonban bizonyos esetekben, fax speciális biztosítékokat, beleértve a nyomtatási alkalmazás (például benyújtani a regisztrációs hatóságok példányban oklevelek, bizonyos esetekben másolatot a személyes okmányok - születési anyakönyvi kivonat, diploma, stb.)

Seal benyomást védjegy igazolja példányban letenni oly módon, hogy az elfogott része a személy nevét dokumentum aláírásának (1-2 levél).

Tanszékvezető MP személyzet aláírás A.N.Evseenko

Szaporított dokumentumok másolatát szétosztásra szánt vagy marad a szervezet, és nem szaporodnak a hasonmás aláírással a script hagyjuk, hogy igazolja a nyomtatási regisztrációs jelek a hitelesített másolatok. Együtt a pecsét a szervezet, ebben az esetben hitelesített másolata nyomtatott lehet használni, amelyet játszott a szolgáltatás neve nyilvántartás ( „Közös Front”, „Iroda” és mások.) És a felirat: „dokumentálása”. Ez a pecsét van rögzítve, a dokumentum másolatát a számára fenntartott helyen, a személyes aláírás, pecsét a hitelesített másolatok nem kerül végrehajtásra.

Igazgatója a társaság MP V.N.Homutsky

Emellett másolatokat közvetlenül az eredeti vagy származtatott automatikusan, lehet, hogy több példányban a „másolat másolatának”, „másolat másolatának a másolata”, stb

Példányok is függően eltérő, hogy milyen módon hitelesített.

Hitelesített másolatok - összhangban az eredeti megerősítette közjegyző hivatalos.

Hivatalosan hitelesített másolatok - összhangban az eredeti megerősíti más tisztviselők, és a kíséretében egy formális (put pecsét és aláírás a hivatalos).

Egyszerű hitelesített másolatok - minősített betartása nélkül a szükséges alaki (nincs nyomtatás), beleértve hitelesített egyének.

Hitelesített másolatát - nincs megerősítés egyik vagy másik való megfelelőség az eredeti.

Így attól függően, hogy a követelmények másolat lesz érvényes a megfelelő biztosítékot (egy esetben kölcsönöz elegendő void copy hivatalos képviselete a másik - a közjegyző, stb.)

Egy különleges fajta két példányban. Ez egy másolat, az eredeti, jogi erővel. Az ismétlődő nem jellemző, hogy egy második példánya az eredeti, mivel ez egy ismétlés a dokumentum, azaz a Ő a legfontosabb jellemzőinek példányban. Tekinteni, mint egy példányban az eredeti szorozva helytelen, mert ismétlődő néha eltér az eredeti (például egy másolatot az útlevél lehet kiadni más rendőrség által aláírt és egy másik személy).

Amellett, hogy a fenti típusú, ott is példányban példányban diplomáciai és archív másolatait.

A neve az első ilyen típusú példányok szóból származik „diplomácia” kifejezés különleges történelmi fegyelem, hogy tanulmányozza a régi cselekmények. Az ilyen példányokat reprodukálni a dokumentum összes funkcióját (a régi helyesírási hibákat, írásjelek, stb.)

Archív példány - egy dokumentum, a szó szoros értelmében reprodukálására gépelt vagy más szöveges levéltári dokumentumok is szerepelnek ténykérdés, vagy olyan személy, és hivatalosan igazolt az archívumban.

Replika ED által létrehozott tanúsítvány az előírt módon képezi a külső képviselete elektronikus dokumentum papíron (képez külső képviselete ED jelentése a reprodukció a kijelző képernyőn, papíron vagy más elválasztható a gép hordozóanyag objektum számára hozzáférhető vizuális megfigyelés módon és formában, amely érthető az észlelés man). Egy példányát elektronikus dokumentum papír tartalmazzon megfelelő utalás arra a tényre, hogy azok másolatai a vonatkozó ED.

Identity forma külső képviselet ED papíron lehet tenni:

- közjegyző vagy más személy, akinek a jogot, hogy a közjegyzői okiratok;

- egyéni vállalkozó vagy jogi személy engedélyezett az ilyen tevékenységek folytatására.

Andrei Rybakov, igazgató Belovengerskogo Kutatóintézet
Iratkezelés és archiválási, Ph.D.