nyilvántartási iratok

3. szakasz: A munka szervezése dokumentumok
Rész 3.1. munkafolyamat szervezése

Regisztráció dokumentum - dokumentum hozzárendel egy regisztrációs számot, és adatbevitelre a dokumentum formájában nyilvántartási és elszámolási. 1

Nyilvántartási száma a dokumentum (regisztrációs okmány index) - vagy alfanumerikus dokumentumhoz rendelt alatt nyilvántartásba. 2

Regisztráció és fiók űrlapot - a dokumentum (kártya, magazin), beleértve az elektronikus formában rögzítéséhez használt információt a dokumentum számviteli célokra, kutatás és megfigyelés. 3

így év - megerősítés létrehozása vagy a dokumentum kézhezvételét egy adott időpontban (nap) beírja azt a regisztrációs űrlapot a feladatot a számok és a rekord alapvető adatokat egy dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy adatbázist az összes dokumentumot a szervezet nyomon követési és információs felkérés munkát. Amint meghatározásából következik, regisztráció elsősorban jogerőt a dokumentumot, mint Ez rögzíti a tényt létrehozásakor, vagy nyugtát. Bár a dokumentum nem regisztrált, nem kaptam meg a számát, akkor nem az a célja, mintha még nem létezik. Például egy megrendelés, ítélet stb Ha a fogadott dokumentum nem regisztrált, a szervezet nem felelős, mert A tény, hogy az nem erősítették meg. 4

A regisztrációs folyamat lehet osztani három célja van:

Regisztráció szükséges valamennyi dokumentumot igénylő könyvelés, a teljesítmény, és hivatkozási célokra használjuk, függetlenül az előállítás módjától. 6

Dokumentumok regisztrált a szervezet egyszerre. létre - az aláírás napjától, illetve jóváhagyó jön - a felvétel napján. A regisztráció során a beérkező dokumentumokat lepecsételt átvétel napját és az index a regisztrációs bélyegzőt. 7

Ha az átadás a regisztrált dokumentum egyik egységről a másikra, ő nem lehet újra regisztrálni. 8

Mindegyik említett dokumentum a regisztrált, kapja meg a regisztrációs számot. Ez nem egyezik, és sokkal kevésbé számviteli sorszámmal látnak el a szintet a dokumentumok kézhezvételét a szervezetben. 9

Regisztráció belső dokumentumok általában végzik decentralizált módon csoportok dokumentumok - a szerkezeti egységek, amelyek akkor jönnek létre, és kivégezték. Például számviteli dokumentumok rögzítik a számviteli osztály, megrendelések core business - az irodában, a személyzet - a személyzeti osztályon. 10

A kompozíció a bázikus regisztrációs adatait, jellegétől függően a dokumentum és információ felhasználás céljait is ki lehet egészíteni egyéb részletek:

A kompozíció a fenti cikkek adott esetben hozzáadható. Így az, hogy a lényeges elemek nyilvántartási formák határozzák meg a szervezet.

Három formája van regisztrációs dokumentumokat:

• magazin
• kártya,
• automatizált elektronikus (SED).

Magazine forma regisztrációs dokumentumokat történelmileg a legkorábbi regisztrációs űrlapot.

Jelenleg ez csak abban az esetben, ha az első helyen egy megbízható számviteli dokumentumok a konfliktusok megelőzésére. Például a dokumentumok kibocsátását az oktatás, a munka könyveket, átmegy. Minden más esetben, a folyóirat regisztrációs űrlap elavult, mert nehéz fenntartani felett a végrehajtási dokumentumok és kézikönyvek őket. 12

Amikor a kártya regisztrációs űrlap létrehozott dokumentumok nyilvántartási és ellenőrzési kártyák dokumentumok vannak, amelyek a kartoték, attól függően, hogy a feladatokat megfelelően használt besorolások.

A kártyák használatára regisztrációs jelentősen növeli a hatékonyságot a keresést a dokumentum és egyidejűleg csökkenti a komplexitás a regisztrációs folyamat képest formájában folyóirat.

Az általános szabály az, elkészíteni független bejelentés:

• referencia, kontroll és hivatkozás;
• bejelentés a javaslatok, kérelmeket és panaszokat a polgárok számára;
• helyileg (kodifikáció) a bejelentés végzések, határozatok és mtsai. 13

Test és hivatkozás fájl két részre oszlik: az alapértelmezett és végrehajtása dokumentumokat. Az első rész a bejelentés, hogy rögzítse, és keressen információkat dokumentumok során a teljesítmény és végezhet ellenőrzési funkciók. Kártyák lehet rendszerezte előadó, üzleti egységek, tudósítók, időzítése végrehajtása dokumentumokat. Mivel az átfutási dokumentumok kártyák elhelyezni őket a szükséges jelölések kerülnek át az első része a bejelentés a megfelelő szakaszok és fejezetek a második rész. A második rész a bejelentés, hogy keressük meg a már végrehajtott dokumentumokat. Lapjai ezen a részén a bejelentés is rendszerezte a tudósítók, a nómenklatúra ügyek, stb 14

Egy teljesebb közzététele a dokumentumok témájú (kodifikáció) bejelentés. ahol:

• képez egy külön kártya minden kérdést, a téma szerepel a dokumentumban, így egyetlen dokumentum tartalma alapján, festhető több kártyát;
• rendszerezett információk szerint a fejezetek belüli osztályozó kérdések a szervezet.

Tematikus kártya fájlok csak referencia céljából, azok nem a kontrollként használt kártya fájlokat. 15

Forma nyilvántartási és ellenőrzési kártyák és a helyét az ő adatait is meg lehet határozni a szervezet és rögzíteni kell az iratkezelési utasítás. Gyakran használják az alábbi formájában regisztrációs kártyák A5 méret (148h210 mm) és az A6 (105h148 mm): 16

Ábra. 1.
Forma nyilvántartási és ellenőrzési kártya iratszekrények Srokowo

Automatizált (elektronikus) formában regisztrációs dokumentumok végezzük segítségével speciális szoftver telepítve van a személyi számítógép (vagy a szerver és a személyi számítógépek, hálózati).

Ha automatizált regisztrációs űrlapot dokumentum információkat is lépett egy elektronikus nyilvántartási és ellenőrzési kártya az adatbázisban tárolt. A szett a részletek és a regisztráció típusát és ellenőrző lapot a különböző szoftver rendszerek eltérő lehet. Ugyanakkor lehet gyártani egy példányát a regisztrációs űrlapot a biztosítási array (nyomtatás nyilvántartására és ellenőrzésére kártya).

Automatizált regisztrációs űrlap ma már széles körben használják számos szervezetek, van számos jelentős előnnyel rendelkezik a magazin és a kártya regisztrációs űrlapokat, nevezetesen:

• Egy gyors keresés a dokumentumok minden olyan adatot vagy adatokat bejegyzés és ellenőrző kártyák;
• Automatikus generációs jelentések, rövidnadrág, lebonyolítása referencia és elemző munkáját a dokumentumokat;
• Automatikus felett a végrehajtás a dokumentum;
• képes egyszerre rögzíteni több dokumentumot a munkahelyen;
• szervezésének lehetősége decentralizált regisztrációs dokumentumokat alkörzetekben az egyesület információt az összes dokumentumot egy adatbázisban és mások.

Szervezet önállóan dolgozzon ki egy programot a regisztrációs dokumentumokat, de a leggyakrabban használt kész szoftver termékek - elektronikus dokumentumkezelő rendszer, hogy automatizálják a munka dokumentumokat, kezdve a létrehozását a projekt vagy a regisztrációs okmány és befejezve a befejezését a végrehajtás, vagy küld egy dokumentumot egy másik szervezet.