Hogyan hozzunk létre egy listát a dokumentumok

Az eljárás kidolgozásához dokumentumok listája - nehézkesen és munkaigényes dolog. A nagy szervezetek nem nélkülözheti megfelelően összeállított dokumentumok adatbázis. Ezért sok kérdés, hogyan lehet a leltárt a dokumentumokat. Megpróbáljuk megoldani a problémákat.

típusú készletek

A levéltári, több fogalom a dokumentumok listája:

• Belső leltár.
• Inventory megosztottságot.
• A dokumentumok listája állandó tárolására.

List esetek továbbított hogy modernizálni kell a rendszert a referencia-feldolgozás alacsony minőségű iratok listáját. A nagyvállalatok, feljegyzéseket készít gyors és kimerítő keresés a kívánt információt.

belső nyilvántartási

List házi használatra kell nagyobb figyelmet az ideiglenes dokumentumok (akár 10 év), és állandó használatra. Ezek közé tartoznak:

• Vázlatok.
• A dokumentumokat, amelyek nem mutatják a jelentése a cím nevét.
• Bírósági ügyek.
• Személyes és különleges értékpapírok.

Listája a belső használatra szánt, mint egy alkalmazás mindig az utolsó felvétel. Információkat tartalmaz a lezárt ügyek számát listában szereplő, és a lapok számát a leginkább leltár. Minden előírt információt számokkal és szavakkal. Aláírja a listáját előadók.

A dokumentumok listája egy alkalmazás mindig az utolsó rekord tájékoztatást az esetek száma és lemezek leltár.

Előfordul, hogy van varrva, és aláírta nélkül belső leltárt. Ezután a lista belső használatra ragasztó, hogy fedezze a hátsó az ügy. Előfordul, hogy a dokumentumok listája változik. Ezután minden mozgás megjelenik a „megjegyzések” oszlopban. Ott vannak megadva, az összes normatív dokumentumokra való hivatkozások. Ha szükséges az igény, akkor létrehozhat egy új listát, és csatolja a már meglévő, a megfelelő jelet.

Inventory szerkezeti egységek

Van egy egységes formátumának a leltár szerkezeti egységek és a végső Inventory. Minden típusú tároló, hogy külön listákat iratok, nevezetesen:

• Állandó tárolására.
• A átmeneti tárolás (5 év vagy annál hosszabb, 10 éves vagy annál több).
• Összetételének megfelelően a személyes dokumentumokat.

Inventory dokumentov állandó tárolás

Példa létre a dokumentumok listáját az állandó tárolás céljából tartalmazza a következő elemeket:

• Leírások továbbított esetek.
• Az utolsó felvétel.
• Sheet-tanú.
• További információ a listára továbbított esetek.

A mintát (a minta) dokumentumok listája itt tölthető le.

Általános alapelvek

Függetlenül attól, hogy a dokumentum lista formátumban vannak egységes szabályokat strukturálása. Listájának létrehozása használt dokumentumok fejlécén a szervezet. Ha a vállalat nem rendelkezik fejléces, egy közönséges A4. A táblázat tartalmaz egy listát a mezőket:

• Sorszámát dokumentumokat.
• indexek
• Date.
• A dokumentum címe.
• Nem lapok esetében.
• Jegyzetek és megjegyzések.
• Megjegyzi, hogy különösen fontos a dokumentum (ha szükséges).
• Megjegyzések eltarthatósága a dokumentumot.

A standard kivitel a táblázat a következő:

A fejléc információkat tartalmaz a jegyzék összeállítása céljából a felsorolja azokat az eseteket, és a nevét az intézmény, amelyre jön létre (dokumentumok listáját, így egy amerikai vízumot, dokumentumok listája regisztrációs csoport II rokkantsági, stb.)

Ha a szervezet nyilvántartja a készleteket, szükséges, hogy a sorszám. Általános szabály, hogy a leltár kell tanúsítani a két fél: az adó- és vevő. Bizonyos helyzetekben egy leltár biztosíthatom menedzser vagy más meghatalmazott személy. Mindenesetre, a helyzet az aláíró jelölni kell, hogy a lista az értékelésnél.

Amellett, hogy az aláírásokat, meg kell tenni a dátumot a dokumentumot. Ha leltár célja, hogy a felsőbb szintű bíróság, akkor kell készíteni, és igazolom, két példányban. Egy példány szükséges adatok továbbítására, valamint más dokumentumok. Egy másik példa a teljesítő személy. Bizonyos esetekben, mint például a transzfer a város archív 4 példányban a lista:

• Az egyik marad a művész.
• A második - a levéltáros.
• A harmadik és a negyedik - kapnak az archív szélén.

Ezt az eljárást alkalmazzák az állami és önkormányzati intézmények. Fontos, hogy az esetek száma egy-egy jegyzék nem haladja meg a 9999 egységet. Egyébként jobb, ha szét a listát több készletek. Ezen felül, a vállalatok, amelyek a programban irodapiacon 1C vagy más hasonló szolgáltatások leltárt készít a dokumentumok automatikusan a szoftvercsomag.

A következmények nem megfelelő előkészítése készletek

Nyilvántartást készít a dokumentumok nem olyan nehéz. De a legfontosabb dolog -, hogy kellő figyelmet a részletekre, és akkor kap, hogy elkerüljék a veszteséget a szükséges dokumentumokat és az állítólagos gondatlanság. Például, a szervezet fut az ütemezett adóellenőrzés, amely arra kéri az utolsó éves jelentéseket. Véletlenül, egy közönséges alkalmazott fiókjelentés varrjuk a mappát a motivációs levelet, és nem szerepel a jegyzékben. Akkor a munkavállaló nem találja a szükséges dokumentációt, és ahhoz vezethet, hogy a bírságok és a fegyelmi eljárás.