Dokumentumok szkennelése - cikkek levéltárak, dokumentumkezelés, nyilvántartás - Portál
Azoknak a szervezeteknek, dokumentumok beolvasása megoldja számos kapcsolatos problémák papír tárolása dokumentumokat.
Először is, lehetővé teszi a szabad archív területen. cseréje számos dokumentumot, hogy az elektronikus példányban. Ez a lépés lehetővé teszi, hogy csökkentsék a költségeket eredő bérleti drága négyzetméter.
Másodszor, a szkennelés dokumentumok biztosítja a biztonságos tároló egység. mert az elektronikus információ nem kockázatának kitett sérülés vagy kopás.
Harmadszor, ha a keresés az információk papíron is hosszú időt vesz igénybe, az anyagokat, amelyek már olvas eljárás dokumentumok mindig elérhető online.
Milyen dokumentumok beolvasására?
Ez nem feltétlenül eredményez elektronikus formában az összes dokumentumot a szervezet. A mennyiségét és típusát szkennelendő határozza meg a sajátos tevékenység, különösen a cég struktúráját, belső szabályainak munka dokumentumokat és a pénzügyi eszközök, amelyek a cég jelenleg kész költeni létrehozására elektronikus archívumát.
Ön tudja beolvasni dokumentum. Modern berendezés lehetővé teszi a szkennelést a szövegek, rajzok, képek, könyvek és egyebek.
A leggyakrabban használt gyártásához digitális kópiák:
- számviteli dokumentumok: számlák, szállítólevelek, stb.;
- szervezeti és igazgatási dokumentáció: rendelések, utasítások;
- Jogi okmányok: szerződések, megállapodások, szerződések;
- személyi ügyek: a személyi nyilvántartások, űrlapok T 2 kártya, stb.;
- projekt dokumentumok: rendszerekre. rajzok, pauszpapír, stb.;
- Képek: festmények, fényképek, diák, azaz ahol fontos, hogy közvetítse a minőségi színes, kép élességét, geometriát, stb.;
- folyóirat: újságok, magazinok.
Scanning további feltétele, hogy a már kialakult levéltári ügyek. Már varrott és tárolt a polcokon.
Hogyan kell felkészülni a vizsgálatot?
Nem számít, milyen lesz vizsgálva - saját, vagy valaki más, azt kell, hogy végezzen előzetes munka előkészítése dokumentumok beolvasásához.
Az első szakaszban végzik műszaki előkészítése papírból, amely magában foglalja a közvetlen fizikai papírmunka :. Razbroshyurovku eltávolítása, tűzőkapcsot stb Ez tovább csökkenti és automatizálja a szkennelést.
Szkennerek, amelyek képesek beolvasni varrott dokumentumokat, a piacon elérhető, de nagyon, nagyon drága, szeszélyes, megkövetelik a folyamatos adagolásra. Az ár és a minőség sokkal jobb felhasználása univerzális szkenner amelyek avtopodachik és tablet megnyomásával üveg, akkor beolvasni a dokumentumot szinte bármilyen típusú.
Mivel a beszkennelt dokumentumok?
Dokumentumok digitalizálása az a folyamat, melynek során a papírlap elektronikus formában egy szkenner segítségével.
Attól függően, hogy a dokumentum, annak formai, tartalmi, minőségi papír, stb .. Válassza ki a kívánt szkennert. A lehetőségek elég széles.
A legdrágább berendezések, robot, képes beolvasni magát. Ahhoz, hogy ez a fajta tartozik: Qidenus Pro TT; Kirtas Kabis I-III; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; I2S digitalizálás Vonal 3000; TREVENTUS ScanRobot).
Széles fogyasztó nem elérhető, mert a magas költség.
A legprimitívebb és olcsó, például Handyscan, - a kis méret, a golyóstoll. Tehát a szkenner végezzük a szöveget, és azt továbbítja a képet a képernyőre.
A gyakorlatban ezek a szkennerek nem túl kényelmes, nehéz pontosan elvégzi a kezét a dokumentumot. Emellett jellemzi őket rossz minőségű a erőátviteli részek a szöveg és a színek. beolvasási felbontás minimum.
A középosztály szkennerek tárgya készülékek az árkategóriában 20 ezer. 500 ezer. Rubelt.
Azok, akik tartoznak az alsó határ, lehetővé teszi, hogy átvizsgálja in-line módban. Letöltése 10-20 levelek, akkor kap 10-20 képek. Az ilyen típusú szkenner sebessége jellemző kis- és hiánya bizonyos funkciók, mint például a 2-oldalas beolvasás.
Azok, akik tartoznak a felső határ - sokoldalú, és lehetővé teszi az in-line síkágyas lapolvasó kellően nagy sebességgel. In-line scan módszerrel 500 lap jelentkezik 5 percen belül, amikor egy könyv - 300 oldal óránként.
Vannak széles formátumú szkennerek lehetővé teszi a szkennelést A0 formátum, például rajzok, a rendszereket. Különbségek a szkennerek ilyen kicsi, a lehetőséget, a szín és a sebesség.
Különleges minőségi szkennerek használni, ha szeretné beszkennelni a képet. Jellemzőjük - minőségi színvisszaadást és a kép pontosságát. Szélessávú nem előny az ilyen típusú szkennert.
Hogyan adatainak feldolgozása?
Miután a dokumentumok digitalizálása lesz folyamatban, az információkat ellenőrizni kell. Általában szkennelés szakemberek végre szemrevételezése a minősége minden képet. Ha megfelelően van beállítva pásztázó üzemmód, további feldolgozása a beolvasott minimális lesz.
Az így kapott kép van szükség, és az attribútum indexelt, így megtalálható a keresőmotor használatával.
Milyen formátumban lehet választani: TIFF vagy PDF?
Jellemzően a világot, hogy elérjék a maximális minőséget használja TIFF formátumban (Engl. Tagged Image File Format), amely a tároló raszteres grafikus formátum. TIFF kiterjesztésű fájlok kezelésére használható dokumentumok tartós és hosszú távú archiválási. Azonban dokumentumokat ebben a formátumban mentett, nagy térfogatot foglalnak el az e-térben, és emiatt a kényelmetlen át a belső vagy a külső hálózat.
Azok a szervezetek, hogy a terv gyakori igénybevétele elektronikus archiválásra és elküldése digitális dokumentumok másolatát, hogy az optimális használata a formátum PDF (Eng. Portable Document Format).
Ma a növekvő népszerűsége dupla rétegű PDF dokumentumokat. amely egyidejűleg a beolvasott és elismert változata a dokumentum. Ez utóbbi lehetővé teszi, hogy végezzen egy keresést összefüggésben a dokumentumokban.
Gyakran a szervezet elrendelő megőrzése dokumentumok mindkét formátumban egyszerre. TIFF azokban az esetekben, amikor szükség van a fő tároló és nyomtassa ki a dokumentumot a magas színvonalú, PDF - aktív használat az irodában.