Azt, hogy egy rövid protokoll működési találkozó
Gyakorlatilag minden szervezet tartott ülést, ahol a kérdések az operatív jellegű. Nagyon gyakran az ilyen üléseken nevezzük - működőképes. Töltik vezetők különböző szinteken: a szervezet vezetője a munkaközösség-vezetők. Működési találkozókon meghatározott időközönként (általában hetente egyszer), és rendszerint rögzítjük. Ha az egység, vagy egy vezető, aki vezeti az ülést, nincs titkárnője, fakitermelés operatív ülést lehet bízni egységnyi alkalmazottak.
Általános szabályok a regisztrációs protokoll
Jegyzőkönyv - tartalmazó dokumentumot egységes nyilvántartást kérdésekről folytatott vitában és a döntéshozatalban üléseken, workshopok, konferenciák és találkozók a kollegiális szervek *.
Kell elkészíteni alapján hangfelvételek vagy durva kézzel írt feljegyzések, amelyek folytatják az ülésen, a titkár, vagy bármely más alkalmazottja, valamint az anyagok felkészült a találkozón (szövegei jelentések, beszédek, emlékeztetők határozattervezeteket a napirenden, jelenléti ívek, stb.)
Amikor a találkozó végeztük felvétel, a találkozó után azt utánnyomást, majd az írott szöveget szerkeszt és feldolgozott formában tartalmazza a protokollt. A határidő regisztrációs ülés jegyzőkönyvének nem haladhatja meg 3-5 nappal a találkozó után. működési ülésről jegyzőkönyv előkészített és végrehajtott ugyanazon a napon, vagy egy vagy két nappal az ülés után.
A protokollok teljes és tömör. Teljes jelentés tartalmaz egy feljegyzést az ülések, a feltett kérdésekre a hangszóró, beszédek a személyek, akik részt vettek a tárgyalások és döntések.
Rövid protokoll kizárólag a nevét, akik beszéltek, a téma az állítások, a felvétel a rövid űrlapot, és döntéseket.
Haladás operatív értekezleteken, mint általában, rögzítik az feljegyzések.
Ülésről kiadott fejlécén az általános, szabványos A4-es lapot, vagy speciálisan megtervezett protokoll formájában.
Binding protokoll adatai a következők:
- A szervezet neve;
- a neve a dokumentum típusát (protokoll), amely jelzi, hogy milyen típusú az ülés
- az ülés időpontja;
- nyilvántartási száma protokoll;
- A találkozó helyszíne;
- aláírásokat.
A dátum a protokoll az esemény dátumát.
Problémák és megoldások
Szerkesztési operatív értekezletek protokollok gyakran okoz nehézségeket. Tekintsük a leggyakoribb.
# 9632; A probléma: a titkár, vagy az egyik fiatal munkavállalók a bejegyzést, amely néhány percet vesz igénybe, nem érti a lényegét a témát, és ezért gondot okoz-fut a vita bejegyzést.
Mit kell tenni? Ezekben az esetekben a miniszter vonatkozik a munkavállalók eljáró találkozón, vagy bármely más alkalmazottja, aki tud adni egy magyarázatot.
# 9632; A probléma: a működési ülések gyakran végeznek anélkül, merev szabályok, a titkár nem volt ideje, hogy írjon le mindent, ami történik az ülés alatt.
Mit kell tenni? Ebben az esetben, ez segíthet fenntartani a rekord a találkozón, és a jelentés alapján annak értelmezésében.
# 9632; A probléma: amikor beszélünk tud beszélni mind esszenciális és nem esszenciális kis import vagy általános információk, valamint a titkár nehéz lehet elosztása elsődleges (esszenciális) az információ, hogy biztosítani kell, és a protokoll.
Mit kell tenni? Ebben az esetben a jegyzőkönyvvezető elemzi az összes információt, hogy külön a fontos a lényegtelen, és hogy csak a legfontosabb információkat a jelentésben.
A szöveg az összefoglaló nyilvántartások
A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezetés és az alapvető.
A bevezető részben a rövid protokoll megadott nevek elnök és titkár, pozíciók és a résztvevők nevét (jelen) és a meghívottak, a napirendet. Ha a találkozó több mint 15, a protokoll lehetővé tette, hogy jelezze a résztvevők teljes száma, jelenléti ív jelzi a helyzetét és a nevét adni az a jegyzőkönyv melléklete, például:
Részt vett tagjai az igazgatóság az összeg 16 fő. (Mellékelt lista).
A nevét a meghívott személyek az ülésen jelezte, miután a „meghívó” megjelölésével a személy és a szervezet nevét.
A napirend azonosítja a kérdésekre, amelyek tárgya a figyelmet, továbbá jelzi a helyzetét és felszólalók nevét (hangszóró). Ha egy pár kérdést, akkor meg kell számozni arab számokkal és elrendezni, hogy a vitát. napirendi kérdések fogalmazódnak a pontoknál „on” ( „on”), például:
CFO Molchanov SA
napirendi pontok kell megfogalmazni pontosan és világosan tükrözik a lényege az ügy tárgyalás alatt. akkor nem ajánlott felvenni a napirendi pont „Egyéb” vagy „Egyéb ügyek”.
A szöveg a fő része egy rövid protokoll áll külön szakasz a tételek számát a napirenden. Szakaszok számozása arab számokkal összhangban a napirendet. Mindegyik alapjául az alábbi séma szerint:
Ennek része a „megoldani: (megoldva :)” röviden, pontosan, tömören, hogy félreértések elkerülése végett, írásbeli határozatot. Fogalmazza megoldásokat előíró formában: „Készüljetek. "" Equipe. "" Inform. ”. Ugyanezen kérdés lehet venni néhány döntést. Ebben az esetben azok számozása arab számokkal való hivatkozással a sorszámot a kérdés napirenden van, mint például:
1.1. Készítsünk munkarend ...
Executive felelős - Név és kezdőbetűk
1.2. Tájékoztatja a rendezők ágak ...
Executive felelős - Név és kezdőbetűk
Ha szükséges, valamint a határozatban utalni kell a szavazás: a szavazatok száma „a”, „nem” és tartózkodás.
Az elmélettől a gyakorlatig
Képzeljük el, hogy miután az átirat kézzel készített vagy rögzített, van egy szöveg alapján, amit kell, hogy egy rövid jelentést:
Napirendi pont: 2. Haladás felújításával késztermékek raktárba száma 2
Vasziljev PR A terv szerint a rekonstrukció, voltunk a végén a hónap 25. napja kezdete telepítése állványok és telepítése emelő berendezés. CJSC „Profil” - a szállító állványrendszerek - megsérti a feltételeket. 20. volt, hogy az első játék a 10 napon belül - a második. Mi - szállítás két egyforma, így a szerződésben. Mi teljes egészében kifizetésre, azaz a 100% -ban előre, mert az utóbbi időben már átalakított első boltban, nem volt probléma velük. Ma - a 28., és mi még nem kapott. Faxokat, felhívhatja, tegnap azt mondták, hogy az első tétel szállított, de ez lesz a két vagy három nappal menni, így van egy késés miatt a szállító. Azt hiszem, meg kell őket, hogy hivatalosan azt állítják megsértése szállítási feltételek.
Annak érdekében, hogy a protokoll rekord, meg kell osztania a legfontosabb információkat. Ehhez megpróbálja, hogy egy kérdést és választ kap. A szövegben választ kaphat a következő kérdésekre:
Látjuk, hogy a szöveg információt tartalmaz, amely nem szerepel a válaszok: a szervezet teljesen ki van fizetve az árut, és a 100% -os előleg nem került sor, mivel van egy pozitív tapasztalat együttműködés JSC „Profil”. Vajon ez az információ fontos a helyzet, hogy a téma? Nyilvánvalóan nem, tehát, hogy a jelentésben nem szükséges, hogy tartalmazza. Alapján tehát a választ a kérdésre, hogy megkaptuk, tudjuk, hogy egy rövid bemutatót protokoll:
Tegyük fel, hogy az ülésen a vita során a jelenlegi helyzet, a javaslat, hogy küldjön az állítást nem támogatott. Úgy döntöttek, hogy levelet küld a szállítónak, a követelmény ahhoz, hogy a szállítási határidők létre a szerződés. A döntés ebben az esetben rögzíteni kell a jegyzőkönyvben az alábbiak szerint:
Felelős Executive - PR Vasiliev
Határidő - (dátum).
Tekintsük egy másik példát.
Napirend: 5. A könyvvizsgáló a pénzügyi és a gazdasági aktivitás, a cég fióktelepe a város Perm
Vezető: Mit gondolsz, ki kell venni a jutalék, és ez időt vesz igénybe, hogy végezzen helyszíni ellenőrzést?
Medvegyev VV Azt hiszem, kell három ember: az egyik, hogy a számviteli osztály, a másik - a pénzügyi osztály, a harmadik - a közigazgatási szolgáltatási és logisztikai részleg. Korábban beszéltünk a munkaközösség-vezetők, akik kell menni, ezért azt javaslom, három: a helyettes. Főkönyvelő Somov SS Auditor Yastrebov AA és vezető mérnöke Sokolova BB Az ellenőrzéseket lehet végezni 3-5 napon belül.
Elemezzük a szöveg egy vitaindító előadást ugyanazt a rendszert:
Nincs pozitív eredményeket
És ebben az esetben azt látjuk, hogy a szöveg maradt a második terv információkat. Először is, ez egy utalás a fejét igazgatási szolgáltatási Polozova RA aki panaszkodott, hogy az ág van némi problémája a szállítási költségeket. Ez az információ utalunk egy kisebb azon az alapon, hogy a jelentések a szállítási költségek csak kezdetben a legfőbb igazgatási szolgáltatási elkészítéséhez az összefoglaló jelentést. Mivel a jelenlegi eljárás benyújtása a szállítási költségek kivételével az információkat, hogy értékelje a jelenlegi helyzet nem igazán számít.
Ha háttér-információt is tartalmaznia kell említeni azt a tényt, hogy a két hiba észlelése ág, hanem kétszer - a számviteli, a szülő szervezet. Egyszerűen azt mondják, hogy a hibákat találtak számos alkalommal.
Az összefoglaló nyilvántartások nem tükrözik a feltett kérdésekre a hangszóró. Azonban, ha a válasz arra a kérdésre is lényeges információt, ez tárolja a protokoll felvétel előadások. A fenti példában az információt, aki meghívott, hogy tartalmazza a bizottságban.
Mindezek alapján a választ, mi is létrehozhatunk egy protokoll rekord előadások:
Ha a vita során a döntést, hogy végzi el a vizsgálatot, hogy alakítsanak ki határozatot a perc szükséges az alábbiak szerint:
Hogy készítsen létrehozása érdekében egy bizottságot, hogy ellenőrizze a pénzügyi és a gazdasági aktivitás, a fióktelep a város Perm, a megállapodás szerinti időszakban az ellenőrzés a rendező a fióktelep a város Perm.
Executive felelős - Medvegyev VV
Határidő - (dátum)
* Kéziszótár fajok és fajták dokumentumokat. M. Glavarhiv, VNIIDAD.
