Ahhoz, hogy használni körlevél tömeges levelezési e-mail üzenetek
Ha azt szeretnénk, hogy küldjön egy nagy számú címzettnek személyre szabott e-mail üzeneteket, használja az egyesítést. Ön kap egy sor személyre szabott üzeneteket azonos formázás, szöveget és képeket. Jelentések csak bizonyos részei változik. Torkolatánál, ellentétben a tömeg eloszlása egy csoport ember, minden egyes kedvezményezett egyedi.
Ahhoz, hogy hozzon létre egy körlevél az alábbi dokumentumok szükségesek:
törzsdokumentumot
Ez az e-mail üzenet szöveges és grafikus (pl, logo, vagy kép), hogy ugyanaz lesz minden változata a dokumentum.
terjesztési lista
Ez a dokumentum tartalmazza az adatok, hogy használják, töltse ki az adatokat a levélben. Például egy levelezési lista tartalmazza a kapcsolattartó nevét, míg a fő dokumentum - az üzenetet kell küldeni őket.
egyesített dokumentum
Ez a dokumentum egy kombinációja a fő dokumentum és a terjesztési listát. Merge kivonatok adatokat a levelezési listát, és elküldi azt a fő dokumentum, hogy a kombinált személyre szabott dokumentumok minden ember a listáról.
1. lépés: Készítsük el a fő dokumentum
A Word, írja be az e-mail üzenetet kíván küldeni. Például, ha jelentette a közelgő esemény, kérjük, adja meg a nevét, a dátumot, időt és helyet. Ez az információ fontos lesz az összes címzettnek.
A Levelezés fülön, az egyesülés Otthon majd kattintson az Indítás Körlevél, és E-mail üzeneteket.
2. lépés: Hozzunk létre egy levelezési lista
Hogy küldjön e-mail üzenetet szeretne az e-mail program, amely támogatja a MAPI, például az Outlook vagy a Gmail. Ha használja a MAPI Outlook, győződjön meg arról, hogy a változat Word és Outlook azonos.
Ha nincs egy levelezési lista, akkor létrehozhat egy az egyesítés során. Kezdete előtt az egyesülés összegyűjti az összes rekordot, és add hozzá az adatforrás. További információért lásd. Cikk létrehozása új listát a Word.
Ha Excel formátumba oszlopot irányítószámok szöveg, hogy ne veszítse el a nullákat a nyilvántartásban. További információért lásd. Cikk készítése Excel adatforrás egyesítése a Word.
Ha szeretné, hogy az Outlook névjegyek, ellenőrizze, hogy az Outlook az alapértelmezett levelező program. További információért lásd. Hogyan használjuk az Outlook kapcsolatok adatforrásként az egyesítést.
3. lépés összekapcsolása a levelezési listán üzenetek
A küldemények lapon a csoport összeolvad a Start menü Válassza ki a címzettet, és válassza ki a kívánt parancsot.
Tegye az alábbiak egyikét :.
Ha nincs egy levelezési lista, válassza Adjon meg egy új listát, és hozza létre.
Ha a levelezési lista formájában tárolódik Excel táblázatkezelő, az Access adatbázis vagy más típusú adatfájlt, kattintson Meglévő lista. Menj a listából, majd kattintson a Megnyitás gombra.
Ha az Outlook névjegyek, kattintson a Kiválasztás Outlook névjegyek.
Válassza a Fájl> Mentés másként.
A Fájlnév mezőbe írja be a nevét. majd a Mentés gombra.
Módosítása egy levelezési lista
Ha egy üzenetet küld az összes kapcsolatot a listán, folytassa a 4. lépéssel hozzáadása személyre szabott tartalmat az üzenetet. Ha azt szeretnénk, hogy küldjön egy üzenetet csak bizonyos felhasználók a listából, tegye a következőket:
Kattintson a Szerkesztés címzettek listáját.
Jelölje be a négyzeteket a felhasználói neveket kell fogadni az üzenetet.
4. lépés Hozzáadása személyre szabott tartalmat egy üzenet
Kattintson az OK gombra. Beszúrni egy adatmezőt.
Kevesebb írása beszúrása Fields, kattintson köszöntő sort.
Az üdvözlő szöveg beírása párbeszédablakban válassza ki a kívánt formátumot.
Kattintson az OK gombra. Beszúrni egy adatmezőt.
A Fájl menüben kattintson a Mentés gombra. menteni az üzenetet.
Megjegyzés: Miután behelyezte a földeken, hogy manuálisan kell formázni az e-mail üzenetet.
Azt is hozzá más területeken az adatforrásból. További információért lásd. Cikk betét körlevélmezők.
Az ellenőrzés egyesítése mezőnevekA küldemények fülön a csoport Write & Insert Fields, kattintson Match Fields.
A kiválasztási mezők, ellenőrizze, hogy a mező bejegyzések jelennek meg a listában, egyeztesse az oszlop nevét a rekordok az adatforrás.
Megjegyzés: vannak két oszlopban a párbeszédablak. A bal oldali oszlop tartalmaz egy listát a mezőnevek általánosan alkalmazott üzleti feljegyzéseket. A jobb oldali oszlopban a nevek, amelyek kapcsolatban vannak a oszlopfejeket adatforrás fájlt.
Tegye az alábbiak egyikét :.
Ha minden területén nevek egyeznek oszlopfejlécekre nem kell tennie semmit.
Ha a mező nevét, amelyet össze kell hasonlítani oszlopfejléceim megadott (nincs egyezés). Kattintson a lefelé mutató nyílra, és válassza ki a nevét a területen az adatforrás. Ismételjük meg ezt a lépést, ha szükséges.
Kattintson az OK gombra.
A formázás körlevélmezőket
Ha módosítani szeretné a betűméret, vagy bekezdés térköz a tartalmat, ami egyesülnek, válassza ki az egyesítés mező neve és végezze el a módosításokat.
Válassza ki a mező nevét egyesülést.
A Kezdőlap lapon válassza ki a betűtípust és betűméretet.
Tipp: megy a lista elejére, nyomja meg a Start gombot. és hogy megy a végére a listán, kattintson utolsó.
Kattintson a Find kombinálni> Küldés e-mail üzeneteket.
A Tárgy mezőbe írjuk be az üzenet tárgyát.
A Format mezőben válassza HTML (alapértelmezett) vagy szöveget. A dokumentum küldése szöveges üzenetben.
Fontos: Ha a dokumentumot elküldte sima szövegként, az üzenet nem tartalmazhat formázott szöveges és grafikus elemekkel.
Kevesebb küldése bevitellel, tegye a következőket:
Fogadja el az alapértelmezett (minden).
Válassza ki az aktuális rekordot. csak küldeni a rekord jelenik meg a képernyőn.
Válassza ki az utolsó lehetőséget, és a területen, hogy adja meg a számot a rekord. szeretné elindítani az összefonódás, és a területén - az utolsó bejegyzés számát.
Megjegyzés: Az e-mail üzenetet küldeni csak címzettnek a rekordszámú ebben a tartományban.
Kattintson az OK gombra. hogy a körlevél.
6. lépés mentése egy személyes üzenetet
Mentse az e-mail üzenetet, ha azt tervezi, hogy használja a következő alkalommal az egyesülést.
Amikor elmenti a fő dokumentum mentésre kerül és kapcsolatot a kiválasztott adatforrást. Amikor megnyit egy dokumentumot a Word rákérdez, hogy mentse a kapcsolatot az adatforrás.
Ha úgy dönt, igen. nyissa meg a dokumentumot a kombinált információt az első rekordot.
Ha megnyomja a Nem gombra. közötti kapcsolat a fő dokumentum és az adatforrás megszűnik. Üzenetek törzsdokumentumot válik normál Word dokumentumot.